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Todas as empresas precisam ter controle sobre os arquivos XML, sejam os arquivos das notas emitidas pela empresa, ou dos arquivos das notas de compras recebidas de fornecedores.
Como conseguir os arquivos XML das notas de compra
As empresas devem exigir que seus respectivos fornecedores que enviem os arquivos XML das notas de compras, pois é um direito do comprador receber esses arquivos. Geralmente, os fornecedores enviam apenas o Danfe, que acompanha a mercadoria. Caso o fornecedor não envie o arquivo XML das notas, não se desespere, o sistema pode fazer o download do arquivo usando apenas a chave da nota, que fica no cabeçalho do Danfe.
A opção de Download fica na janela de Entradas de Mercadorias, na parte inferior. (Download NF-e)
Como configurar o envio automático
Primeiramente, vá até a opção Parâmetros, localizada na aba Manutenção:
Ao escolher essa opção, o sistema abrirá a janela de Parâmetros do Sistema. Dentro dessa tela, clique na aba Sistema e depois na aba SMTP. Ao abrir essa aba, marque a opção Utilizar serviço de e-mail da DNA Sistemas.
Envio de XML para clientes
Os envios de XML para clientes serão feitos ao término do faturamento, quando o sistema pergunta se deseja enviar o arquivo por e-mail. É aconselhado colocar o e-mail do cliente no cadastro dele, para que o sistema não solicite na hora do faturamento.
Envio de XML para a contabilidade
Para configurar o envio de XML para a contabilidade, é necessário abrir novamente os Parâmetros do Sistema, clicar na aba Dados Cadastrais, e dentro dela clique na aba Dados do Contador. Cadastre o e-mail do contador ou do responsável pelo recebimento dos arquivos. Preencha também os campos com os dados do fornecedor.
Após preencher esses campos, clique na aba Tributários, e depois clique na aba Outras configurações. Neste local, configure de que forma esses arquivos serão enviados.
Quinzenal: Envio de arquivos a partir do dia 16° dia.
Mensal: Envio de arquivos no início do mês seguinte.
Diariamente: Envio de arquivos por dia.
Para escolher o tipo de período para envio, marque a opção desejada como mostra a figura abaixo:
A opção Selecionar movimentações permite que o usuário escolha as movimentações que serão enviadas para a contabilidade:
O sistema também permite o envio de outros períodos que podem ser escolhidos manualmente pelo usuário. Para utilizar essa função, o usuário deve acessar a aba Utilitários na tela principal do sistema e escolher a opção Enviar XML.
Ao clicar nessa opção, o sistema abre a janela de envio de XML. Escolha o período, o e-mail e os documentos que serão enviados.
Ter o controle dos arquivos XML é muito importante. As movimentações do estabelecimento serão controladas, possíveis erros do usuário serão evitados e consequentemente os impostos serão calculados de forma precisa. Comece hoje mesmo, ponha em prática todos esses recursos oferecidos pelo seu sistema.
Qualquer dúvida sobre este ou outro processo do sistema, entre em contato com a DNA Sistemas ou fale conosco através chat.
